Reto 4 “Diseño colaborativo de servicios públicos”

 

Reto 4 “Diseño colaborativo de servicios públicos”

MODERNIZACIÓN DE HERRAMIENTA INTERNA

PASO 1: En mi Unidad Administrativa Periférica del Fondo de Garantía Salarial se trabaja con una herramienta llamada “ODISEO WEB” que vuelca las notificaciones recibidas por el Fondo de Garantía Salarial en los procedimientos judiciales en los que es parte o le afecta.

Mi proyecto se centra en actualizar la herramienta para facilitar el trabajo de los funcionarios que la manejan y categorizan la información para mejorar procesos y ahorrar tiempo de trabajo a través de la modernización de la herramienta con la ROBOTIZACIÓN Y CATEGORIZACIÓN AUTOMÁTICA DE LA DOCUMENTACIÓN RECIBIDA.

PASO 2: La modernización de ODISEO WEB atañe a agentes diversos tales como funcionarios que utilizan la herramienta, informáticos del FOGASA que diseñan la robotización para la detección y clasificación de los documentos recibidos o incluso empresa externa proveedora contratada que posee la herramienta que robóticamente categoriza la documentación diaria recibida y volcada de LEXNET en ODISEO WEB.

PASO 3: Puesto que el reto 4 se centra en diseñar colaborativamente el proyecto a través de la participación del máximo número de actores implicados dividiría el proyecto en varias etapas haciendo partícipes a los actores de modo que:

1.       Etapa 1: recapitulación de información y propuestas de robotización: fase en la que se preguntaría por parte de los jefes de unidad a los letrados, categorizadores, grabadores e instructores qué documentos son los más importantes de cara a una categorización automática. Tras recopilar información sobre las notificaciones objetivo se pondrá en común por las unidades y se delimitará la documentación que debe filtrarse y robotizarse.

2.       Etapa 2: coordinación entre informáticos: dado que FOGASA va a contratar los servicios de una empresa externa que va a realizar la tarea de robotizar, grabar datos y mejorar procesos de ODISEO WEB, se pondrán en contacto y coordinación los informáticos de FOGASA con la empresa adjudicataria del contrato para definir hitos y marcar objetivos.

3.       Etapa 3: implementación de la herramienta de robotización: en esta fase es vital la participación y el feedback de los categorizadores que utilizan la aplicación ODISEO WEB para notificar fallos del robot, así como para evaluar el trabajo realizado.

4.       Etapa 4: sugerencias de mejora y ampliación a otras aplicaciones. En este proceso se implica a todos, desde los jefes de unidad a los letrados, categorizadores, grabadores e instructores, para que propongan mejoras de robotización o aporten ideas sobre como se pueden utilizar los datos que extrae y clasifica el robot a otras aplicaciones del Organismo.

 

Todo este proceso, tedioso y laborioso, conlleva a futuro destinar un menor tiempo de trabajo a tareas que son repetitivas y monótonas, así como mejora la grabación de datos que son automáticos y estandarizados tales como fechas, números de DNI o número de autos de juzgados. Como aspecto negativo destacaría el trabajo diario que supone para el categorizador revisar la actuación del robot categorizador y aportar su feedback a la empresa adjudicataria. No obstante, los beneficios que se obtienen de este proceso de modernización y actualización de la aplicación a utilizar son significativamente mayores que los inconvenientes que puedan existir.